2011 gab es in Berlinern Hotels über 20 Millionen Übernachtungen. Mehr als 20 Millionen Einträge mussten in den Kalendern der zahlreichen Betriebe angelegt und bearbeitet werden. Personalien aufnehmen, Informationen über Zahlungswege hinterlassen, persönliche Wünsche notieren und Abrechnungen sammeln – für ein Hotel mit Zettelwirtschaft Aufgaben, die nicht nur zusätzliches Personal, sondern auch viel Zeit beanspruchen. Zusätzliche Branchensoftware für das Hotel? Gerade für Besitzer kleiner Übernachtungsmöglichkeiten mit bis zu 30 Betten galt die Investition in eine zusätzliche Software bisher als übertrieben. Doch in Zeiten, wo Anwendungen in der Hotelbranche effizient arbeiten und große Aufgabenmengen in geringer Zeit erledigen, kann eine Hotelsoftware, auch in kleinen Hotels ganz neue Organisationsstrukturen hervorbringen.
Wie die Software funktionieren kann
Moderne Hotelrezeption mit Softwareunterstützung
Ein Hotel mit 20 Betten, klein, jedoch gut besucht, verfügt über eine Software, die die Verwaltung der Gäste übernimmt. Der Besucher kommt an, Daten werden aufgenommen, gesichert und der Aufenthalt kann beginnen. Auschecken? Mit wenigen Klicks wird die Abrechnung erstelltund der Besuch über den angegebenen Zahlungsweg abgerechnet. Soweit so gut. Bisher wurden nur wenige Minuten gespart, da Informationen schneller abgerufen, eingetragen und einsortiert werden konnten. Wie geht es jedoch weiter, wenn die Person nochmals als Gast empfangen werden darf? Der zuvor angelegte Eintrag ist in wenigen Sekunden aus der Datenbank aufgerufen. Alle persönlichen Wünsche und Vorlieben (der Zahlungsweg und die Kontaktdaten, die Tageszeitung und auch vielleicht das Lieblingsessen) sind sofort sichtbar und können genutzt werden, um einen persönlicheren Aufenthalt zu gestalten. Wirft man den Blick auf die sonstigen Leistungen solcher Anwendungen, sieht man eine automatisierte Verbindung zur Homepage des Hotels. Kunden geben vor Ankunft über die Webseite die gewünschte Aufenthaltsdauer an, was entweder automatisch freigegeben oder zuvor vom Hotelier bestätigt wird. Die Buchung ist erfolgt und die Daten des Besuchers werden im System eingetragen.
Vom Papierstapel zur kleinen Festplatte
Hat man bisher nie mit einer so mächtigen Software gearbeitet, so wird man nur schwer erahnen können, was für sonstige Leistungen in dieser zu finden sind. Automatisch Grüße zu Geburtstagen verschicken, bereits Monate im Voraus die Zimmerbelegung überblicken und das große Archiv auf einer kleinen Festplatte gesichert haben – eine Leistung, die man schätzen kann. Ob sich das Einsetzen der Software lohnt, hängt nicht nur von der Hotelgröße ab, sondern in der Regel von der Kombination zwischen Zimmerpreisen, durchschnittlicher Auslastung und dem Wunsch nach effizientem Arbeiten. In den meisten Fällen werden durch einen Wechsel mehrere Stunden monatlich gespart – bei anderen sogar wöchentlich. Rechnet man hier die gewonnene Zeit und wegfallende Wartezeit für Gäste gegen die einmalige beziehungsweise monatliche Softwaregebühr, sieht man bald, dass sich ein Umstieg lohnt. Ein Wechsel bleibt auch vielen Besuchern nicht verborgen. Bei der Ankunft in einem Notizbuch wie wild nach den zuvor empfangenen Daten zu suchen, wirkt weniger elegant und professionell, als das kurze Abfragen der Software auf dem Computer. Bei der großen Auswahl auf dem Markt lohnt es sich Angebote für einen Test über mehrere Wochen in Anspruch zu nehmen. Häufig stellen Software-Anbieter kostenfrei Personal für eine Vorstellung bereit, wodurch Vor- und Nachteile verglichen werden können. Weitere Informationen finden sie auch auf der Webseite des Hotelverbandes Deutschland.
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